VALE, YA SOY AUTÓNOMA, ¿Y AHORA QUÉ?




Si estás leyendo estas líneas significa que has decidido dar el paso y empezar tu carrera como traductora autónoma, ¡enhorabuena, valiente! 😊

Hoy te daré algunos trucos sobre organización y gestión del tiempo, dos cosas que son muy importantes cuando empiezas tu propio negocio y que siempre resultan complicadas, porque las cosas tienden al caos, eso es así. Yo he tardado varios años en perfeccionar el método que sigo ahora y quiero compartirlo contigo. Seguro que no es perfecto y puede que a ti no te funcione del todo, pero puede ser un punto de partida para encontrar el tuyo propio. Y, si tienes algún truco que nos pueda ayudarnos a los demás, no dudes en compartirlo en los comentarios.

Organización

Es conveniente tener una buena organización y un registro de los proyectos que nos llegan, las facturas que emitimos y si están pagadas o pendientes de pago, los CV que enviamos y las condiciones de nuestros clientes.

Organización de las carpetas:

Yo tengo una carpeta raíz que se llama PROYECTOS, dentro de ella tengo subcarpetas ordenadas por años. En la carpeta 2019 tengo más subcarpetas para los meses. Y dentro de cada mes tengo una subcarpeta para cada proyecto. Les suelo asignar un número de proyecto y el nombre del cliente, por ejemplo, 1905_001 Mustermann GmbH. Este sería el primer proyecto de mayo del año 2019 del cliente Mustermann GmbH. Y dentro de esta carpeta introduzco los archivos para traducir y el presupuesto.

0 PROYECTOS
   0 2019
     0 5_mayo
       0 1905_001 Mustermann GmbH

Aparte, tengo otra carpeta de CONTABILIDAD, donde guardo carpetas de todos los clientes, en ellas guardo los contratos de confidencialidad, un modelo de factura en Excel con sus datos y las instrucciones de sus encargos (si las hay).

0 CONTABILIDAD
   0 CLIENTES
     0 Mustermann GmbH
      3 Contrato de confidencialidad
      3 Factura
      3 Instrucciones

Además, tengo una carpeta donde guardo los currículums en todos mis idiomas de trabajo, las tarifas en todos los idiomas y una carta de presentación que voy modificando según a quien se la envíe. También guardo un archivo de Excel para registrar las empresas a las que he enviado el CV, cuándo se lo he enviado, cuándo me han contestado y las condiciones que me han propuesto. Esto va bastante bien para tener un control y enviar recordatorios a las empresas que no te han contestado o para no volver a enviar el CV a una empresa que ya te ha dicho que no aceptan candidaturas. ¡Ah! También tengo una carpeta con documentación escaneada. Porque nunca sabes cuándo la vas a necesitar.

   0 CV
      3 Excel con empresas a las que he enviado el CV
     0 Inglés
     0 Alemán
     0 Español
     0 Documentación escaneada
        3 Títulos
        3 Cartas de recomendación
        3 Carné de traductora jurada
        3 DNI

Organización de los encargos:
Utilizo un Excel para registrar todos los encargos que me llegan. Tanto si se confirman como si no. Cuando me llegan, les asigno un número de proyecto, lo introduzco en el Excel y creo una carpeta. Estas son las columnas que suelo anotar. Con el paso de los años he ido modificándola y añadiendo columnas, según las necesidades.


Uso un sistema de colores para saber si los encargos están entregados, cancelados o pagados. Así puedo saber de un vistazo si todavía queda alguna factura pendiente de pago o cuáles son los encargos pendientes de entregar. Puede parecer rudimentario para las personas que utilicen un software de gestión de proyectos, pero este método es sencillo, barato y muy visual también.

Organización de la contabilidad:

Cuando llega la hora de emitir facturas, voy a la carpeta del cliente y busco el modelo de factura con sus datos. La modifico con los encargos de todo el mes o el encargo que acabo de hacerle y la guardo como pdf en la carpeta de facturas del año en curso que guardo dentro de la carpeta de contabilidad. Como sabrás, a partir de ahora tu vida se calculará en trimestres, así que deberás guardar todas las facturas que emitas cada trimestre en su correspondiente carpeta para que, cuando tengas que hacer la declaración de IVA y demás, las tengas todas localizadas. Dentro de las carpetas de cada trimestre, deberemos diferenciar entre facturas recibidas y emitidas.

0 CONTABILIDAD
   0 FACTURAS 2019
     0 1T-2019
       0 Recibidas
       0 Emitidas
     0 2T-2019
     0 3T-2019
     0 4T-2019

Gestión de tiempo

Para dar un plazo de entrega al cliente es interesante saber cuánto tardamos en traducir un determinado número de palabras. Se suele decir que 2500 palabras es la media de palabras que se traducen por día, pero esto puede variar según la especialidad, el idioma y cómo te sientas tú en ese momento. Hay muchas variables que entran en juego. Yo lo que hice y sigo haciendo cuando quiero comprobar mi productividad es trabajar por bloques de una hora y anotar las palabras que traduzco en ese tiempo. Al final del día puedo hacer la media y saber más o menos cuánto puedo tardar en ese tipo de encargos.

Cuando ya tengas claras las palabras que haces por hora, puedes gestionar tu tiempo de trabajo de diferentes formas: estableciendo un horario de trabajo para todos los días, es decir, con el típico horario de oficina de 9:00 a 17:00 (o el que quieras) o trabajando por objetivos, o sea, te marcas un objetivo de palabras por día y cuando termines de hacerlas, acaba tu jornada. A mí me funciona mejor tener un horario, porque si no creo que acabaría trabajando hasta las mil, así sé que cuando sea la hora, acaba el trabajo y empieza mi vida.

Te preguntarás que para qué te sirve tener un horario si un día no tienes encargos. Pues bien, es que un traductor autónomo no solo traduce, así que puedes dedicar esas horas a hacer mil cosas: actualizar tu currículum, conseguir nuevos clientes, actualizar perfiles profesionales, escanear facturas, destruir documentos, dedicar tiempo a la contabilidad y a facturar, leer blogs… ¡mira si hay cosas!

Espero que te haya ayudado a hacerte una idea de por dónde puedes empezar a organizarte. Si tienes alguna pregunta o sugerencia sobre este tema, te animo a que dejes un comentario o me escribas. Estaré encantada de recibir tu feedback. 👇

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